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Ultimus 是企業(yè)流程管理(BPM)和工作流程自動化軟件及服務全球的領導廠商,提供最優(yōu)秀的企業(yè)流程自動化和流程改進的解決方案。Ultimus 在歐洲、北美洲、亞洲、中東及南美洲都擁有企業(yè)及業(yè)務據(jù)點,經(jīng)由各營運中心及遍布全球 80 個國家、100 家以上合作伙伴所組成的網(wǎng)絡,已有2,000 多家客戶部署了 Ultimus BPM Suite,以解決在企業(yè)流程管理方面所面臨的挑戰(zhàn)??蛻舭ǎ航钥?、西門子、歐姆龍、Sony、富士康、Citizens Bank、招商銀行、百時美施貴寶、奇正藏藥、屈臣氏、百威英博、青島啤酒、上海申通地鐵集團、深圳水務集團、香港公開大學等,涵括制造、金融、醫(yī)藥、零售分銷、服務、政府、教育等各種行業(yè)。
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Ultimus 中國在BPM Suite 平臺上,總結出 合同管理,采購管理,費控管理等應用。
1、什么是流程管理
流程管理,即Process Management,是一種以規(guī)范化的構造端到端的業(yè)務流程為中心,持續(xù)地提高組織業(yè)務績效為目的的系統(tǒng)化方法,也會被稱為BPM(Business Process Management),即業(yè)務流程管理。
業(yè)務流程管理就是做一件事情或者完成一項業(yè)務的方法和步驟,它支持跨部門的業(yè)務活動以及管理員工的建模、設計、執(zhí)行和維護流程,旨在幫助企業(yè)優(yōu)化日常業(yè)務流程,從而提高員工的工作效率和企業(yè)生產(chǎn)力。業(yè)務流程管理不僅是一種方法,它更是一種管理思想的體現(xiàn),在業(yè)務流程管理過程中,不僅定義和優(yōu)化了步驟和環(huán)節(jié),而且還定義了每一個環(huán)節(jié)的負責人、時效以及預期收益。
2、為什么要進行業(yè)務流程管理
舉個例子:小明已經(jīng)在在財務部已經(jīng)工作了五年,他對財務部門如何運作已經(jīng) “了如指掌”。通常情況下,財務部只有得到了采購主管的批準才可以向供應商開發(fā)票,小明知道哪一步該找哪個負責人,整個開票的流程是什么樣子的。但是這個流程小明清楚,不代表其他人清楚,如果把這個最佳流程規(guī)范出來,是不是可以提升其他同事的工作效率呢?
另外,財務部給一家供應商開具相關的發(fā)票是很快的,但是如果對一百家供應商開發(fā)票,財務部所花費的時間可能是預期的數(shù)倍。如果這個時候有一個自動化的表單和工作流,非常輕松的用業(yè)務流程將每一個人完美的連接起來,是不是又進一步提高了整個部門的業(yè)務效率呢?
除了這個財務的流程,其實研發(fā)也有研發(fā)的流程,生產(chǎn)有生產(chǎn)的流程,銷售有銷售的流程,人事有人事的流程。在企業(yè)的各種工作過程中,都會包含大量的業(yè)務流程管理工作。
為什么要進行業(yè)務流程管理,從上面的例子我們不難看出,進行業(yè)務流程管理可以:
1)固化企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務流程
通過流程將工作事務處理程序固化后,企業(yè)所有人員辦理類似的事情時就都可以按照這樣的流程去做,有助于形成標準化的處理方式,這對企業(yè)剛入職的員工或者業(yè)務不熟練的員工在處理同樣的事務時也會有所幫助。
2)規(guī)范企業(yè)事務管理
當某項事務需要多個人員或者多個部門(即跨部門)共同處理時,之前固化的成熟業(yè)務流程就非常清楚地明確了這個事務完成的順序以及相關的其他協(xié)作人員在這件事情中要做具體工作內容,業(yè)務流程使事務管理更加規(guī)范化。
3)提高員工的工作效率
通過業(yè)務流程管理減少了不必要的時間消耗,既提高了個人的工作效率也提高部門的運作效率。
4)優(yōu)化現(xiàn)有流程,更加適應企業(yè)的發(fā)展
對業(yè)務流程進行管理之后,我們可以通過觀察現(xiàn)有流程的運行情況去發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有流程與業(yè)務不匹配的地方,發(fā)現(xiàn)流程中需要完善和改進的地方。這樣可以幫助我們進一步優(yōu)化流程,使流程更加適應企業(yè)的發(fā)展,給企業(yè)助力!
3、好的流程具備的特點
1)管理者及普通員工樂于執(zhí)行
一個好的流程必須得到管理層的和推崇和普通員工的執(zhí)行,否則如果流程無法正常運轉,那么再好的流程無法對企業(yè)產(chǎn)生正向的效益。
2)與流程相關的各個要素必須全面
具體一項事務由企業(yè)哪個崗位的人來執(zhí)行,需要經(jīng)過哪些相關的部門,如果該崗位上的人不在的話,有誰可以接手?這些都是與流程相關的一些要素。這些要素必須全面,否則流程在執(zhí)行過程中很容易出問題或者直接中斷而且無法及時解決。
3)意外情況的處理
比如公司的倉庫發(fā)貨時貨車出現(xiàn)了意外,這個時候是不是要通知倉庫補發(fā)貨,同時告知客戶重新發(fā)貨后可以收貨的時間,另外如果量非常大,是不是需要安排生產(chǎn)部門加急安排后續(xù)的生產(chǎn)?很多的流程都是一定的順序執(zhí)行操作的,但是實際運行的流程在每一個環(huán)節(jié)上都會出現(xiàn)各種各樣的意外情況,對意外情況處理的流程,也是需要慎重考慮的。
4)流程要考慮到基于不同業(yè)務分類的多樣化
比如,銷售流程有廠家直營和代理商經(jīng)營的區(qū)別;項目管理會根據(jù)重要性分為一二三級等不同類別的項目,只有分類細化才能加速流程的處理速度而且不影響完成的質量。
其實好的流程需要具備的特點很多,上面說的只是其中一部分。但是總的來看,適合企業(yè)自身業(yè)務特點的流程才是好的流程。
4、業(yè)務流程管理工具推薦
業(yè)務流程管理除了要弄清楚流程的各個概念、要求和特點之外,還需要好的工具予以支持。推薦輕流這款工具,它具有無代碼搭建業(yè)務流程管理系統(tǒng)、支持PC移動等多終端操作、可與現(xiàn)有軟件系統(tǒng)集成以及強大的報告生成和分析功能等特點,具體的使用方法可以自己去了解一下。
這是關于BPM軟件的三個不同屬性的問題,我分點回答:
1、BPM是什么軟件?
BPM是Business Process Management的簡稱,譯為業(yè)務流程管理,它是一種以規(guī)范化的構造端到端的卓越業(yè)務流程為中心、以持續(xù)的提高組織業(yè)務績效為目的的系統(tǒng)化工具,我用自己的話總結就是:BPM軟件是以處理企業(yè)流程為核心的管理軟件,可以幫助企業(yè)構建統(tǒng)一流程中心、幫助企業(yè)實現(xiàn)流程端到端打通和嵌入式流程補強!
BPM軟件價值(截圖選自天翎)
2、較好的BPM 軟件有哪些?
根據(jù)國內權威IT研究機構T媒體發(fā)布的《2019年BPM行業(yè)洞察報告》顯示,BPM軟件領域呈現(xiàn)三大發(fā)展趨勢:一是國內BPM軟件發(fā)展神速,天翎、炎黃等企業(yè)大量進入企業(yè)采購清單,而SAP、K2等外資企業(yè)則因為價格昂貴、水土不服等因素開始沒落;二是OA廠商開始意識到自身不足并不斷向BPM軟件靠攏,但在技術上和專業(yè)BPM軟件相比仍有差距;三是BPM軟件正以每年25%的速度增長,企業(yè)如何選型成為大家關注的焦點!
3、BPM軟件價格大致是多少?
這個問題嚴格來說不正確,因為BPM軟件是工具型產(chǎn)品而不是產(chǎn)品型產(chǎn)品,什么意思,說的是你買的“BPM軟件”實際上只是“BPM開發(fā)工具”,要拿這個工具結合你企業(yè)實際的業(yè)務流程,把統(tǒng)一流程做起來、把流程端到端打通、把原有業(yè)務系統(tǒng)流程補強,再通過流程梳理、流程E化、流程執(zhí)行和流程監(jiān)控等一整套運作體系運作起來,這時候才是真正意義的BPM軟件,單單說“BPM開發(fā)工具”那從5萬到50萬左右,但如果說業(yè)務流程開發(fā)部分,那就因人而異了,從幾萬到幾百萬甚至上千萬的都有!
一個成功的BPM軟件項目并不是購買一個流程管理軟件部署就可以完成的,而只有在掌握先進的流程管理方法論和先進的流程E化技術基礎上才能實現(xiàn),對于BPM軟件大眾其實還有很多誤區(qū),歡迎大家對此多多交流和討論!
1、BPM是Business Process Management的簡稱,譯為業(yè)務流程管理,它是一種以規(guī)范化的構造端到端的卓越業(yè)務流程為中心以持續(xù)的提高組織業(yè)務績效為目的的系統(tǒng)化工具和方法論,而這種方法論在實際應用層面離不開信息化管理系統(tǒng),所以對應的有BPM平臺(BPM流程管理系統(tǒng)等)軟件的產(chǎn)生;
2、面對經(jīng)濟全球化的競爭壓力和各種新技術創(chuàng)新場景下不斷變化的用戶需求,BPM這種通過診斷、梳理、E化、監(jiān)控和持續(xù)優(yōu)化業(yè)務流程的實踐,可以有效提升企業(yè)組織力并助力企業(yè)贏得市場競爭,但也因為它的厲害,一下子很多工作流廠商、OA廠商都盯上了這塊蛋糕,所以很多人至今不明白BPM是什么,和其他系統(tǒng)有什么關系;
3、BPM實際在中國已經(jīng)有近二十年的發(fā)展進程,也孕育了天翎、普元等優(yōu)秀的BPM廠商,和常規(guī)的業(yè)務系統(tǒng)林立各自為政不同,BPM講究的就是流程統(tǒng)一管控,可以打通流程斷點、破除數(shù)據(jù)孤島,把各個異構系統(tǒng)的流程都集成到一個平臺,也可以直接在BPM平臺上通過低代碼開發(fā)模式快速構建個性化系統(tǒng)。
據(jù)了解,國內外專家對流程的定義都是流程管理的定義,以至讓很多企業(yè)負責人誤以為自己的企業(yè)沒有流程。其實流程之于企業(yè)就像時間對于人一樣不可須臾離開,企業(yè)存在就有流程,除非企業(yè)死亡。只不過流程的效率高低不一樣,管理得好,就有好的流程或高效流程,管理得不好,就是低效甚至是無效流程。既然流程管理在一個企業(yè)中作為那么重要的“角色”存在,從長遠計劃來考慮,我們簡單剖析下BPM。
BPM是什么?
在IT界里,有一個不成文的規(guī)律,那就是喜歡拿概念忽悠人。關于“BPM是什么”這個問題,在很多資料里并沒有給出非常明確的定義(確定的含義),原因是IT界的很多概念在不同的場合下有不同的含義,并且隨著時間而不斷發(fā)展,所以不能叫定義,而只能叫描述。
在理解BPM之前,我們先談談一個比較熟悉的名詞——業(yè)務流程(Business Process)。 業(yè)務流程是企業(yè)、政府以及其它各種組織,為了達到其業(yè)務目標,而執(zhí)行的一系列活動,這些活動須由兩個或兩個以上的人或IT系統(tǒng)執(zhí)行,串行或并行,活動的執(zhí)行需要滿足一定的規(guī)則和條件。下圖是一個報表審批流程。
在上圖報表審批流程中,首先相關業(yè)務人員(參與者為人)向相關領導提交費用報表(執(zhí)行活動),該領導審批后,系統(tǒng)自動根據(jù)預先設定的規(guī)則對費用總額Total(流程攜帶的業(yè)務數(shù)據(jù))進行判斷,當Total5000(規(guī)則或條件)時需要二級領導審批,審批完成后交由文檔管理員歸檔保存(參與者為系統(tǒng))。在整個流程中,包含了手工作業(yè)(暫名為AgileWork),如提交費用報表、領導審批等,也包含了自動作業(yè)(暫名為AgilePart),如是否批準、Total值判斷、文檔保存等。
基于上述理解,BPM應該是一種企業(yè)中業(yè)務流程管理的方法,通過建立、執(zhí)行、評價和管理企業(yè)業(yè)務流程的一組軟件系統(tǒng)體系,也就是我們常說的軟件平臺。
筆者了解過少數(shù)專業(yè)做BPM的廠商,天翎BPM就是其中一家,之前跟天翎總經(jīng)理做過簡單的交流,也可以跟大家分享下。概括起來說,天翎BPM體現(xiàn)以下特性:
業(yè)務流程建模:業(yè)務人員完全以業(yè)務的視角,用流程圖描述業(yè)務流程,也就是流程設計工具。
業(yè)務流程自動化:根據(jù)定義好的流程,在BPM系統(tǒng)中自動執(zhí)行,完全廢棄傳統(tǒng)的紙張,流程的傳遞不需要人工干預,也就是智能化BPM流程引擎。
系統(tǒng)集成:BPM不僅僅是由人來參與,部分活動也可以由IT系統(tǒng)來參與,例如在請假流程中需要在HR系統(tǒng)中判斷請假人是否有年休假期。這就要求BPM提供執(zhí)行自動作業(yè)功能,如調用WebService、執(zhí)行某類的方法。
業(yè)務流程管理:能夠可視化的監(jiān)控流程的執(zhí)行情況,對流程執(zhí)行過程中出現(xiàn)的意外進行處理,也就是提供實時流程監(jiān)控。
說到這里,大家通常覺得這已經(jīng)實現(xiàn)了業(yè)務數(shù)據(jù)的流轉過程,是一套不錯的BPM系統(tǒng)了吧!不,還不夠,真正的BPM不應該僅是業(yè)務數(shù)據(jù)的流程。而且還可以提供報表數(shù)據(jù)分析,從而得出決策的依據(jù)。企業(yè)要跟上發(fā)展,未來企業(yè)領導人關注的重點,應該不只是停留在業(yè)務數(shù)據(jù)流轉本身,而是要用數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)問題,得出決策依據(jù),從而把握先機。
那BI是什么?
BI即商務智能,它是一套完整的解決方案,用來將企業(yè)中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進行有效的整合,快速準確地提供報表并提出決策依據(jù),幫助企業(yè)做出明智的業(yè)務經(jīng)營決策。這也讓流程管理上升到另外一個高度,就是業(yè)務流程優(yōu)化。
業(yè)務流程優(yōu)化:對流程執(zhí)行的情況(包括:效率、成本、瓶頸、負載)進行統(tǒng)計、分析。根據(jù)統(tǒng)計分析結果,對流程進行改造,以優(yōu)化流程的執(zhí)行,提供流程模擬與分析工具,實現(xiàn)BPM+BI的完美結合。
BPM軟件的發(fā)展,業(yè)務流程建模是基礎,業(yè)務流程自動化和系統(tǒng)集成是實現(xiàn)手段,業(yè)務流程管理是過程,業(yè)務流程優(yōu)化是目標。BPM是一個持續(xù)性的過程,而這個過程的各個環(huán)節(jié)將構成一個閉合的循環(huán)體,這恰恰迎合了企業(yè)成長的過程。所以BPM+BI的完美結合。必將給企業(yè)的信息化建設,提高企業(yè)在市場的競爭力起著非常重要的作用
寫在最后,如果你的企業(yè)也在為BPM選型煩惱,可以百度搜索“天翎BPM”了解。